Les clés d’une gestion efficace des effectifs

Une gestion optimale des effectifs est indispensable au succès d’une startup SaaS. Elle permet de maîtriser les coûts, d’attirer les meilleurs talents et d’aligner les équipes sur les objectifs stratégiques. En anticipant les besoins futurs, une planification efficace prévient la sur- ou sous-occupation et garantit une compétitivité maximale.

Mais l’avenir réserve son lot de défis. Les coûts salariaux et sociaux augmentent progressivement, selon le Bureau of Labor Statistics américain, et la pénurie de talents risque de s’accentuer avec la reprise économique. Une approche multidisciplinaire de la gestion des effectifs offre une vision globale des enjeux et permet d’adapter rapidement la stratégie en cas de hausse des coûts, d’évolution des besoins ou de difficultés de recrutement.

Cet article vous propose un tour d’horizon des meilleures pratiques en matière de gestion des effectifs, en soulignant l’importance d’une collaboration étroite entre les équipes RH et finance. Vous y trouverez des conseils concrets pour mettre en place une stratégie efficace.

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Qu’est-ce que la planification des effectifs ?

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Définition

La planification des effectifs consiste à analyser les effectifs actuels de l’entreprise et à anticiper et planifier les besoins futurs. Elle impacte le recrutement, la promotion des employés, les politiques de rétention et de turnover, ainsi que les programmes de formation et de développement. En fin de compte, la planification des effectifs vise à atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, à répondre à ses besoins tactiques et à augmenter la productivité.

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Comme tout autre processus de planification, la planification stratégique des effectifs a des implications à court et à long terme. Un objectif à court terme peut être d’embaucher suffisamment d’employés pour augmenter la production au cours du prochain trimestre, par exemple, afin que l’entreprise puisse répondre aux commandes pendant un pic saisonnier. Les responsables des RH doivent également surveiller la dynamique à long terme, telle que l’émergence de nouveaux besoins générationnels.

📌 Quelle est la différence entre la planification des effectifs et la planification de la main-d’œuvre ? La planification de la main-d’œuvre englobe une évaluation plus large des besoins actuels et futurs en ressources humaines alignés sur les objectifs stratégiques. En revanche, la planification des effectifs se concentre explicitement sur l’optimisation du nombre et du déploiement du personnel dans le respect des contraintes budgétaires.

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Parties prenantes clés

La planification stratégique des effectifs englobe tout ce qui concerne les RH au sein de l’entreprise. Il s’agit nécessairement d’une fonction collaborative. En d’autres termes, les responsables des RH doivent travailler en étroite collaboration avec les autres unités commerciales pour s’assurer que les plans répondent aux besoins de toutes les parties prenantes.

Les principales parties prenantes de la planification des effectifs sont :

1. Ressources humaines : Se concentrent sur l’acquisition, la rétention et le développement des talents.
2. Direction générale et conseil d’administration : Fournissent une orientation stratégique, approuvent les principales initiatives et assurent l’alignement avec les objectifs à long terme de l’entreprise.
3. Équipes et départements financiers : Veillent à ce que les plans de main-d’œuvre soient alignés sur les contraintes budgétaires et les prévisions financières.
4. Responsables de département : Fournissent des informations sur les besoins spécifiques des départements et collaborent à la planification.

Par exemple, pour optimiser les fonctions administratives et de bureautique au sein d’un « Primary Care Cluster », les dirigeants ont collaboré avec les principales parties prenantes pour élaborer un plan de main-d’œuvre. Ils ont évalué l’influence des parties prenantes (voir tableau ci-dessous) et ajusté le groupe de planification en conséquence.

Un plan de communication a été mis en place pour garantir une implication constante. Cette collaboration entre les RH, la finance, la direction générale et les responsables de département a permis une planification efficace des effectifs alignée sur les objectifs de l’entreprise.

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Meilleures pratiques pour la planification des effectifs

L’importance de la data

Comme le souligne Varun Garg, leader technologique et conseiller stratégique expérimenté, le passage d’approches traditionnelles basées sur l’intuition à des méthodologies axées sur les données est crucial pour optimiser les stratégies de gestion des effectifs dans l’écosystème SaaS actuel.

Voici des moyens concrets de transformer la planification des effectifs grâce à la data :

1. Prévisions par analyse prédictive : Utilisez l’analyse prédictive pour anticiper les futurs besoins en personnel en analysant les données historiques sur le turnover, les compétences et les tendances de performance.
   
   
2. Programmes de formation ciblés : L’analyse des données permet d’identifier les lacunes en compétences au sein des effectifs. En repérant les domaines où les compétences font défaut, vous pouvez développer des initiatives de formation et de développement ciblées pour améliorer la compétitivité de votre main-d’œuvre.
   
   
3. Métriques de performance des employés : L’analyse des métriques de performance des employés fournit des informations précieuses sur les compétences et qualités des meilleurs éléments. Cette approche basée sur les données aide à identifier les tendances en matière de talents et à élaborer des stratégies ciblées de rétention, d’engagement et de développement professionnel des employés.
   
   
4. Segmentation de la main-d’œuvre : La segmentation de la main-d’œuvre en fonction des caractéristiques démographiques, des rôles et d’autres critères permet d’adapter les stratégies de rétention, d’engagement et de développement. Cette segmentation garantit que les initiatives sont pertinentes et efficaces pour différents groupes d’employés.
   
   
5. Prise de décision éclairée : L’utilisation des données pour éclairer les décisions stratégiques permet d’optimiser la planification des effectifs en alignant le déploiement des talents sur les priorités organisationnelles et en adaptant les stratégies en fonction de la dynamique du marché.

Comme l’expliquent Tony DiRomualdo, directeur de recherche senior chez The Hackett Group, et Franco Girimonte, responsable de la transformation RH chez The Hackett Group, l’exploitation des données pour la planification des effectifs est essentielle.

Ils expliquent que les entreprises matures performantes disposent :

1. de systèmes technologiques robustes générant des données importantes ;
2. d’une gouvernance des données solide ;
3. d’une équipe d’analystes et d’un ensemble d’outils capables d’extraire des informations exploitables.

Ces informations sont cruciales pour comprendre les besoins en talents et éclairer les décisions stratégiques de l’entreprise.

En outre, ces entreprises utilisent des capacités d’analyse sophistiquées, notamment des scénarios hypothétiques et leurs implications, qui leur permettent de fournir des informations précieuses aux partenaires commerciaux. Cette approche favorise la collaboration entre les équipes et garantit aux parties prenantes l’accès à une source de données unifiée, leur permettant d’utiliser en toute confiance les scénarios, modèles et informations tout au long du processus de planification.

Enfin, les systèmes et technologies RH avancés contribuent à rationaliser le processus de planification des effectifs. En effet, ces outils améliorent l’efficacité et la précision, car ils facilitent la gestion des données et des projections de la main-d’œuvre. De plus, l’automatisation réduira considérablement les erreurs manuelles et simplifiera le processus de planification.

📌 En résumé : L’adoption de méthodologies basées sur les données transforme la planification des effectifs en permettant une prise de décision éclairée, l’identification des tendances en matière de talents et l’optimisation des stratégies. Les entreprises performantes utilisent des technologies et des analyses avancées pour une planification stratégique des effectifs, améliorant ainsi l’efficacité et la collaboration grâce à des systèmes RH sophistiqués et à l’automatisation.

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Aligner les objectifs RH et financiers

Aligner les objectifs RH et financiers garantit que les stratégies de gestion des effectifs sont financièrement viables et opérationnellement solides.

Étant donné que les rémunérations totales des employés représentent environ 70 % du budget annuel d’une entreprise, une collaboration étroite entre les équipes RH et financières est essentielle pour équilibrer les effectifs avec la santé financière de l’entreprise. Les RH affinent le budget établi par la finance en allouant les effectifs en fonction d’informations détaillées sur la dynamique et les coûts de la main-d’œuvre, en tenant compte de facteurs tels que les tendances historiques de turnover et les dépenses de recrutement.

Une fois le budget établi, un suivi continu par les deux parties prenantes est essentiel pour garantir la possibilité d’ajuster les plans en fonction des prévisions financières. L’accès aux prévisions budgétaires actuelles et aux informations actualisées sur la main-d’œuvre permet aux RH d’évaluer et de comparer différents scénarios, facilitant ainsi une prise de décision éclairée en réponse à des changements imprévus, tels que des modifications des politiques en matière de main-d’œuvre ou de nouvelles acquisitions d’entreprises.

Pour atteindre un objectif financier commun, les limites budgétaires actualisées de la finance doivent être distribuées aux sous-planificateurs, et les RH doivent examiner les sous-plans pour s’assurer qu’ils sont alignés avec les objectifs de fin d’année.

La combinaison de l’expertise budgétaire de la finance et de la compréhension des besoins en main-d’œuvre des RH rendra votre planification des effectifs vraiment efficace.

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Revoir et mettre à jour régulièrement les plans

Les plans de gestion des effectifs doivent être surveillés et mis à jour en continu pour refléter les changements de stratégie commerciale ou de conditions de marché. Cela garantit que l’organisation peut rester agile et réactive.

Comme le dit Chris Mannion, CEO et co-fondateur de Sonar Talent : « Il s’agit normalement d’un processus annuel dirigé par l’équipe financière pour déterminer le nombre total de personnes dont une entreprise aurait besoin pour atteindre ses objectifs commerciaux pour une année donnée. Ainsi, [d’ici la fin décembre], toute la planification des effectifs aura probablement été réalisée pour la plupart des entreprises pour 2023. Elles attribueront le nombre total de postes et approuveront une augmentation ou une diminution d’une année sur l’autre pour s’assurer que l’entreprise atteint ses objectifs de revenus et de bénéfices pour l’année suivante. »

En outre, Mannion a noté que certaines entreprises effectuent des revues trimestrielles ou semestrielles de leur planification des effectifs pour identifier les domaines d’amélioration et de surperformance.

Intégrer de la flexibilité dans les plans de gestion des effectifs permettra à votre entreprise de s’adapter rapidement à des circonstances imprévues, telles que des fluctuations économiques ou des changements soudains de la demande.

Un exemple notable est Meats By Linz, une entreprise familiale de distribution alimentaire qui a mis en œuvre un logiciel CPM pour gérer ses plans de gestion des effectifs. Cela a permis à l’entreprise de s’adapter à de nouveaux flux de revenus pendant la pandémie de COVID-19. Cette agilité lui a permis d’augmenter considérablement ses ventes en ligne en peu de temps, démontrant ainsi l’importance d’une planification des effectifs flexible et réactive.

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Lier les recrutements aux résultats

Une meilleure pratique qui s’est avérée efficace chez Novo, comme l’a partagé Florian Gendeau, responsable des finances, dans son podcast, consiste à lier directement les recrutements à des résultats spécifiques. Cette approche permet de maintenir le focus et de garantir que chaque nouvelle embauche contribue de manière significative aux objectifs de l’organisation.

Au lieu d’embaucher simplement parce qu’il y a beaucoup de travail, il est crucial d’aligner chaque recrutement sur des objectifs spécifiques, tels que des résultats clés ou des initiatives stratégiques. Par exemple, l’embauche de 20 personnes dans le département ingénierie devrait être liée à la réalisation de trois OKR (Objectifs et Résultats Clés) spécifiques.

Lier les recrutements aux résultats facilite l’évaluation des progrès à mi-année et l’apport de modifications nécessaires. Lorsque les responsables de département demandent des effectifs supplémentaires, vous pouvez examiner les objectifs initiaux et les réalisations actuelles pour déterminer si des recrutements supplémentaires sont justifiés ou si les ressources existantes sont sous-utilisées. Cette méthode favorise une relation transparente entre la finance et les autres départements, garantissant que les plans de recrutement sont stratégiquement ciblés et alignés sur les objectifs de l’entreprise.

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Comment intégrer une planification stratégique des effectifs ?

Intégrer des objectifs stratégiques à long terme dans la planification des effectifs permet à votre entreprise de se préparer aux défis futurs. C’est la clé pour atteindre vos objectifs à long terme ! De plus, une analyse régulière des besoins en compétences est essentielle pour identifier et répondre aux futurs besoins en talents.

Voici un guide pour mettre en place une bonne planification des effectifs pour votre SaaS :

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Collectez des données complètes

Commencez par lister les stratégies commerciales immédiates, à court et à long terme, les données financières et les objectifs stratégiques. Cela permet d’avoir une vision claire de la trajectoire de votre entreprise et de ses besoins en ressources. Les principaux indicateurs à suivre sont :

• Taux de turnover des employés
• Taux de rétention
• Temps de recrutement
• Effectifs
• Coût par embauche
• Taux d’absentéisme
• Coûts des heures supplémentaires
• Engagement des employés (eNPS)
• Lacunes en compétences et compétences
• Taux de mobilité interne

Conseil : Utilisez un système de gestion de données centralisé pour mettre à jour et analyser régulièrement ces indicateurs. Implémentez des outils de collecte de données automatisés lorsque cela est possible pour garantir l’exactitude des données.

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Évaluez la situation actuelle

Effectuez une évaluation de vos effectifs actuels grâce à une planification détaillée des effectifs : 

• identifier les lacunes en compétences existantes ;
• évaluer les dépenses globales de la main-d’œuvre ;
• prioriser les besoins de recrutement ; 
• projeter ces besoins sur votre calendrier.

Conseil : Créez un tableau de bord détaillé qui visualise les métriques et les tendances de la main-d’œuvre. Cela vous aidera à identifier rapidement les domaines nécessitant une attention immédiate et à prendre des décisions basées sur les données.

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Élaborez un plan stratégique

Brainstorming d’approches pour combler les lacunes identifiées, que ce soit par le biais de programmes de formation, de promotions, de restructurations ou d’initiatives de recrutement. Estimez les implications financières de chaque stratégie et déterminez les types d’emploi requis (par exemple, temps plein, temps partiel, contractuels).

Conseil : Développez un ensemble de plans de scénario pour répondre aux différents états futurs possibles.

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Alignez les budgets et les ressources

Assurez-vous que les budgets alloués correspondent aux besoins en main-d’œuvre identifiés. Une communication efficace entre les RH et les responsables du recrutement permet de mettre en œuvre sans difficulté le plan de gestion des effectifs.

Conseil : Planifiez des réunions régulières entre les RH, la finance et les responsables de département pour examiner et ajuster les budgets si nécessaire.

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Suivre et ajuster

Surveillez continuellement les progrès par rapport aux benchmarks établis. Modifiez les plans au besoin pour rester sur la bonne voie et réagir aux changements du marché !

Conseil : Mettez en place un processus d’examen périodique, comme des revues trimestrielles, pour évaluer l’efficacité du plan de gestion des effectifs. Utilisez les retours des employés et des managers pour identifier les domaines d’amélioration et apporter des ajustements en temps opportun.

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Comme l’ont souligné Franco et Tony du Hackett Group, « une planification stratégique des effectifs consiste à avoir les bonnes personnes au bon endroit, avec les bonnes compétences, au bon moment et au bon coût ».

Une planification efficace des effectifs est essentielle au succès de votre SaaS. Les entreprises peuvent optimiser leur gestion des effectifs et leur planification en alignant les objectifs RH et financiers, en utilisant des données, en mettant à jour régulièrement leurs plans, en intégrant une planification stratégique des effectifs et en tirant parti de la technologie.

Les principales caractéristiques des entreprises performantes sont le suivi continu, l’intégration d’analyses avancées et la collaboration entre les RH et la finance. Tous ces éléments sont cruciaux pour une planification efficace des effectifs.