Investir dans des outils de gestion : pourquoi est-ce une excellente idée ?

Les dirigeants de start-up se focalisent souvent sur l’acquisition de nouveaux clients. Or, il ne faut pas négliger le pilotage de l’activité. Un suivi insuffisant est préjudiciable aux projets et à la survie de l’entreprise. Disposer des bons outils de gestion permet de limiter fortement ce risque. Voici les raisons qui doivent inciter les CEO et leurs CFO à s’équiper correctement afin de suivre la croissance de l’activité, le cash, le coût d’acquisition ainsi que les autres indicateurs fondamentaux.

1 - Outils de gestion en start-up : de quoi parle-t-on ?

Quels que soient les produits ou prestations commercialisés par une start-up, plusieurs logiciels s’imposent pour piloter l’activité dès le début. Faisons le point.

1.1 - Applications de gestion d’entreprise

Dès la création de la start-up, voici les outils de gestion couramment utilisés :

• un CRM, pour le suivi de la relation client (Pipedrive, Hubspot, Salesforce) ;
• un outil de gestion de projet (Trello, Asana, Notion) ;
• une application de communication collaborative (Teams, Slack, Google Chat).
• un outil de gestion commerciale (pour les devis, commandes et factures) ;
• un logiciel de pré-comptabilité et de gestion des dépenses d’équipe ;
• une application pour la gestion sociale et les RH (contrats, paie, notes de frais, entretiens, etc.).

1.2 - Outils de gestion pour le reporting financier

Les logiciels précédents - tous accessibles en mode SaaS - permettent d’assurer le fonctionnement des différentes fonctions au sein d’une entreprise. Pour la fonction finance et pilotage, ils se complètent par des outils de gestion destinés à faciliter le reporting et la préparation des tableaux de bord de l’entreprise. Ce type d’outil dispose de fonctionnalités permettant de traiter, stocker, analyser et restituer la data de manière pertinente et visuelle. Ils permettent aux dirigeants de :

• produire leur reporting grâce à l’agrégation et la structuration de leurs données :
• piloter leur activité au quotidien et faciliter leur prise de décisions opérationnelles reposant sur des KPIs actionnables ;
• préparer la structuration de financements (equity ou dette) ainsi que les discussions avec des acquéreurs potentiels.

2 - Outils de gestion : pourquoi les adopter dès le démarrage ?

Le créateur d’une jeune entreprise s’attache en priorité à développer son offre et valider son product-market fit le plus rapidement possible. Pourtant, c’est dès ce moment qu’il est souhaitable d’acquérir les bons automatismes en gestion financière.

2.1 - Démarrer sa start-up avec les bons réflexes de pilotage

Pour mener à bien un projet d’entreprise innovante, vous commencez par définir un business plan rigoureux, cohérent et chiffré. Cette première étape permet d’acquérir les bonnes pratiques de travail en matière de gestion financière.

💡 Lorsqu’il est bien construit, le business plan d’un SaaS comporte le calcul des principaux KPIs. L'intérêt d'avoir un outil de gestion dès le départ est qu'on peut comparer en lecture directe la performance réelle (comme le permet Fincome) et les projections du business plan. La mesure de ces écarts peut vous permettre de prendre les bonnes décisions de gestion, dans le meilleur timing.

2.2 - Éviter de brûler tout le cash du fait d’un suivi insuffisant

Le premier outil de gestion à déployer concerne le suivi de la trésorerie. Les capitaux investis sur ses fonds personnels ou avec l’aide du love money s’avèrent précieux. En surveillant de près leur emploi, les fondateurs de la start-up évitent de se retrouver avec les caisses vides par méconnaissance de leur cash burn.

Il en va de même lors de la première levée de fonds en phase d’amorçage ou de pre-seed. Les investisseurs souhaitent connaître l’utilisation des financements consentis (alors qu’à ce stade, la start-up se concentre souvent encore sur le développement du service ou du produit à commercialiser).

💡 Article : Levée de fonds ou non, les KPI et le reporting : c’est important !

2.3 - Maîtriser ses coûts dès le départ grâce à un outil de gestion

Pour les mêmes raisons, la jeune pousse qui se lance et qui commence par dépenser l’argent avant d’encaisser des revenus, doit se préoccuper d’analyser ses coûts.

Les charges de mise au point d’un service, d’un produit ou d’un site e-commerce s’immobilisent :

• D’un point de vue comptable, ces charges seront réparties sur plusieurs années (permettant de lisser l’impact de la dépense sur les résultats futurs).
• Par contre, d’un point de vue financier, la dépense est immédiate (fort impact sur le cash burn).

Ainsi, un suivi des coûts engagés est essentiel pour s’assurer qu’ils ne dépassent pas les capacités de l’entreprise.

Le contrôle et l’analyse des dépenses par des outils de gestion aident au pilotage de ces coûts et sont d’autant plus précieux lorsque le contexte économique se tend et que l’accès aux financements se complique. Vous veillez notamment à rester dans le budget validé dans le business plan. Avec les bons outils, vous disposez des meilleurs indicateurs. Vous pouvez alors réajuster votre plan d’action si nécessaire.

💡 Article : Pourquoi le reporting financier devient-il crucial en 2022 pour votre start-up ?

3 - Pourquoi suivre sa gestion en phase de croissance ?

Au-delà de la création et du démarrage, les jeunes entreprises doivent maintenir et renforcer l’effort de pilotage financier grâce aux outils de gestion. Le développement de ces sociétés exige encore beaucoup d’attention, notamment car les dépenses de croissance s’accélèrent et que les équipes grandissent.

3.1 - Des outils de gestion pour suivre le retour sur investissement

Dans un projet de croissance d’une jeune entreprise, le CAC (coût d’acquisition client) occupe une place de choix, car il détermine en grande partie sa viabilité à terme. Ainsi, la start-up ou le SaaS doit suivre notamment la LTV/CAC. Elle mesure les revenus générés en moyenne pour un client, par rapport au coût d'acquisition. Si ce ratio est trop faible, la rentabilité (zone de profits) sera compliquée à atteindre. Il doit être maintenu autant que possible à 3 pour 1 ou plus.

💡 Pour en savoir plus à ce sujet : Comment calculer les KPI d’une start-up SaaS ?

3.2 - Un indicateur à surveiller de près : le CAC payback period

Il s’agit aussi de mesurer la rentabilité du CAC afin de ne pas s’essouffler dans des dépenses marketing élevées, qui conduisent à de faibles revenus clients supplémentaires. Parmi les autres KPIs essentiels à suivre avec un outil de gestion, le CAC payback period mesure le ROI (retour sur investissement) de vos dépenses. Avec ce ratio, l’entreprise sait en combien de mois d’abonnement client elle parvient à couvrir le coût moyen d’acquisition client.

Si le délai s’avère trop long, grâce à son logiciel de suivi de gestion, le dirigeant peut notamment explorer plusieurs solutions :

• réduire le niveau ou la nature des dépenses marketing investies et chercher des pistes d’optimisation de leur efficacité ;
• et/ou revoir l’offre commerciale (les prix de vente, par exemple) afin d’améliorer l’ARR moyen par clients.

4 - Comment se concentrer sur le business tout en surveillant ses KPI ?

Il est très difficile pour un dirigeant d’une jeune entreprise en plein développement de jongler avec toutes les tâches, notamment gérer la croissance et effectuer le suivi financier. Alors, comment gagner du temps sur le pilotage financier de son entreprise ?

4.1 - Identifier les ressources, compétences et outils pour la gestion

L’entrepreneur doit déléguer soit dans l’équipe soit à l’extérieur s’il ne dispose pas des ressources en interne. L’expert-comptable (ou le DAF part-time) est souvent le bras droit des dirigeants de start-up sur les sujets financiers et de pilotage. Il est d’une aide précieuse pour implémenter les premiers outils de gestion, analyser les chiffres et faire des recommandations.

Parfois, les dirigeants et leurs conseils se tournent vers des outils de gestion décisionnels (ou de Business Intelligence). Ces outils apportent un éclairage précieux aux utilisateurs qui en sont équipés. Ils permettent une décomposition très fine du chiffre d’affaires et des coûts. Toutefois, ce type de logiciel exige souvent un réel investissement, tant pour l’implémentation que pour la prise en main. La mise en place nécessite un travail d'intégration sur-mesure, qui peut durer plusieurs semaines, avec un coût substantiel.

4.2 - Choisir un outil de gestion spécialisé pour start-ups et prêt à l’emploi

Fincome apporte une solution accessible et sur-mesure pour les start-ups SaaS. Notre plateforme permet d’automatiser le processus de calcul des KPIs . Après un onboarding en quelques minutes, elle récupère la data dans diverses sources, la traite de manière automatisée et la restitue sous forme de dashboard qui synthétisent les KPIs essentiels au pilotage d’une entreprise SaaS.

Les tableaux de bord s’actualisent ensuite automatiquement. Le dirigeant dispose ainsi directement d’une liste d’indicateurs pertinents, sans devoir les construire lui-même. C’est un gain précieux en temps, en technique et en efficacité.

Les outils de gestion constituent un investissement essentiel au démarrage et à la croissance d’une start-up. Si vous souhaitez gagner en temps et en confort pour la mise en place d’un tel logiciel, Fincome vous aide à déployer sa solution dans votre entreprise. Contactez-nous !

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• Les 3 erreurs qui tuent les start-up SaaS
• ‍Pourquoi le reporting SaaS est-il incontournable ?
• ‍Comment mieux communiquer avec vos investisseurs ?
• Pourquoi et comment automatiser le reporting d’un SaaS ?

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