Maîtriser les rapports trimestriels du conseil : guide pour CEO

Bien qu'il n'existe aucune obligation légale, la programmation de réunions régulières du conseil d'administration pour discuter de la santé financière et de l'orientation de votre entreprise est fortement encouragée. Cependant, la rédaction de rapports trimestriels peut être une source d'anxiété et d'appréhension pour les CEO, surtout au début de leur aventure entrepreneuriale.

Mais en tirant des enseignements des expériences des fondateurs et en suivant des conseils concrets, vous pouvez transformer vos réunions en sessions productives pour améliorer la croissance de votre entreprise. Les rapports du conseil d'administration sont essentiels pour les entreprises, car ils contiennent tous les documents financiers critiques pour les discussions stratégiques et la prise de décision avec les investisseurs en capital-risque (VC).

Cet article vous aidera à aborder vos réunions du conseil d'administration avec confiance et perspective en vous informant sur l'organisation du conseil et la transparence financière dans vos rapports. De la compréhension des attentes du conseil d'administration à l'amélioration de la dynamique des réunions et à la rédaction de rapports complets, cet article sert de boîte à outils aux CEO qui cherchent à exploiter pleinement le potentiel de leurs interactions avec le conseil.

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Faut-il craindre les réunions du conseil d'administration ?

Jeff Bonforte, ancien CEO de Xobni et maintenant vice-président senior chez Yahoo, a souligné que les réunions du conseil d'administration peuvent être une source de stress pour les fondateurs en raison de leur durée et de leur concentration. Cependant, il insiste sur le fait que les fondateurs doivent être confiants lors de ces réunions et les voir plutôt comme des occasions de collaboration et de progrès.

À quoi s'attendre lors d'une réunion du conseil

Selon Jason Calacanis dans son podcast, le principal objectif des réunions du conseil est d'assurer une bonne gouvernance d'entreprise. Elles sont des occasions de réfléchir aux performances et aux plans de votre entreprise pour favoriser la croissance en se basant sur les dynamiques reflétées par vos indicateurs financiers.

Les conseils jouent un rôle essentiel dans la définition de l'orientation et des stratégies d'une entreprise, offrant des perspectives précieuses sur divers aspects tels que les plans de vente et de produits. Anna Stafford, Directrice et Fondatrice chez AI Accounts, souligne que « l'intégration des finances dans les réunions du conseil garantit que chaque décision prise est non seulement innovante mais ancrée dans la réalité financière ». En fin de compte, votre conseil devrait aider à conduire le développement futur de votre entreprise et évaluer ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, notamment en termes financiers.

N'oubliez pas que votre conseil d'administration est là pour vous aider, en tant que fondateur, à tirer le meilleur parti de votre entreprise, comme le souligne Jeff : « Chaque entrepreneur oublie que le conseil travaille pour lui. [...] En tant que CEO, vous avez l'impression que c'est votre travail de porter le ballon jusqu'à la ligne, mais c'est aussi le travail du conseil ».

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Qu'attend votre conseil de vous ?

Les attentes pour vos rapports peuvent varier en fonction de l'étape de votre entreprise, des investissements et des opportunités de vente, ou de vos besoins spécifiques.

En matière de finances, l'objectif est de montrer que vous comprenez si votre entreprise est sur la bonne voie. Comme le dit Anna : « En intégrant activement les finances dans les réunions du conseil, les start-ups peuvent démontrer aux investisseurs qu'elles comprennent les implications financières de leurs décisions et qu'elles sont engagées dans la durabilité financière. » En faisant cela, vous renforcez la confiance des investisseurs en capital-risque.

Jeff Bonforte mentionne d'autres attentes générales concernant les aspects stratégiques clés tels que les mutations du marché, la dynamique de l'équipe et la réalisation des objectifs précédemment fixés. Vous pouvez anticiper les attentes en engageant le dialogue avec les membres du conseil pour comprendre leurs priorités. Cherchez des retours et des conseils auprès des présidents ou des conseillers du conseil pour vous assurer de savoir sur quoi vous concentrer en vue de la réunion.

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Comment améliorer vos réunions de conseil ? 

En tant que fondateur, vous devez apprendre à organiser, préparer et mener des réunions pour maximiser leur efficacité.

Pour Scott Orn, investisseur en capital-risque dans de nombreuses entreprises en phase de démarrage et en série A, la clé est de tenir des réunions régulièrement, tous les deux à trois mois, pour rester en contact avec le conseil et garder un œil sur la santé financière de votre start-up. Rencontrer fréquemment votre conseil vous aidera à fixer des objectifs et à suivre les progrès au fil du temps.

En ce qui concerne l'organisation, Becki DeGraw, dans le podcast de Jason Calacanis « This Week in Startups », recommande de définir un ordre du jour strict pour chaque réunion afin d'augmenter la productivité. Elle suggère d'attribuer des temps de discussion estimés pour chaque sujet clé, y compris les « tâches administratives », afin de garantir le bon déroulement de la réunion.

Les stratégies de Jeff Bonforte pour rendre les réunions plus efficaces et productives incluent de discuter avec les participants au préalable pour s'informer de leurs attentes et préoccupations, en particulier sur les questions qui nécessiteront plus tard leur approbation. « Cela leur donne le temps de comprendre les exigences », dit Becki. Vous pouvez inclure des résolutions proposées dans le matériel préliminaire pour améliorer le déroulement de la discussion.

Enfin, maintenir une bonne communication avec votre conseil d'administration vous permettra d'améliorer votre collaboration et de recevoir les meilleurs conseils et le meilleur soutien. Par conséquent, favoriser la transparence et la confiance est essentiel pour un bon environnement de travail.

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Notre boîte à outils pour rédiger les meilleurs rapports financiers

La préparation des réunions comprend des questions organisationnelles et la rédaction de vos rapports financiers, qui sont essentiels pour une bonne prise de décision. Passons en revue les exigences de reporting pour vous aider à préparer votre dossier avant les réunions.

Comment faire un reporting financier ?

Scott Orn conseille de commencer par inclure une page de statut financier au début de votre dossier de conseil.

En affichant des éléments tels que la croissance des revenus, les dépenses et la contribution des clients à long terme, vous aidez votre conseil à avoir une vue d'ensemble immédiate de la situation financière de votre entreprise. Scott recommande d'utiliser les indicateurs suivantes :

• Le solde de trésorerie : montre combien votre entreprise détient actuellement et reflète la santé financière de votre start-up.
• Le taux de combustion : indique à quelle vitesse votre entreprise dépense ses réserves de trésorerie. Les VCs se demanderont si c'est durable ou s'il faut ajuster.
• Runway total de trésorerie : c'est le temps estimé avant que votre entreprise n'épuise ses réserves de trésorerie en fonction du taux de combustion actuel. Cela aide à projeter combien de temps vous pouvez soutenir les opérations sans financement supplémentaire.
• Revenu mensuel récurrent (MRR) : reflète le revenu récurrent généré par les services ou produits basés sur l'abonnement et montre la stabilité et le potentiel de croissance des revenus.
• Revenu annuel récurrent (ARR) : c'est un MRR annualisé que vos VCs examineront pour évaluer les perspectives de revenus à long terme et la stabilité de l'entreprise.
• Les réservations : elles sont essentielles pour comprendre la performance des ventes et prédire les flux de trésorerie futurs en fonction de la valeur des contrats clients.

De plus, un rapport financier détaillé devrait inclure les trois principaux états financiers : le compte de résultat, le bilan et l'état des flux de trésorerie. Ces documents aideront votre conseil à prendre des décisions éclairées et à budgétiser efficacement.

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Indicateurs opérationnelles essentielles à suivre

Assurez-vous d'ajouter des indicateurs opérationnelles détaillées dans vos rapports, qui devraient être présentées par le VP responsable de chaque domaine fonctionnel. Scott recommande la répartition suivante pour donner les meilleures perspectives :

• Rétention des clients : les métriques de taux de churn seront surveillées par le VP de la réussite client, qui peut fournir des données historiques pour illustrer les améliorations.
• Ventes : le VP des ventes devrait présenter les chiffres des clients, les prix de vente moyens et les métriques de vente supplémentaire.
• Valeur à vie du client (CLV) : la CLV est une métrique pivot que le VP marketing, le VP des ventes ou l'équipe financière devrait gérer. Elle montre les revenus et la rétention des clients.
• Recrutement : en tant que CEO, vous gérez généralement les décisions de recrutement ; les VP finances/CFO peuvent aussi le faire. Présenter les mises à jour sur le recrutement avec les rapports financiers aide à couvrir les dépenses, le retour sur investissement potentiel et les questions du conseil.

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Focus sur les revenus dans vos rapports

Enfin, selon Toinon Georget, CEO et fondateur de Waalaxy, les revenus et la croissance des revenus devraient être les principales métriques à mettre en avant, quel que soit votre modèle économique. Ensuite, il suggère de regarder des métriques secondaires qui peuvent aider à surveiller et comprendre la croissance de votre entreprise. Voici les principales :

• Churn : offre des perspectives sur la satisfaction des utilisateurs et votre capacité à maintenir la fidélité des clients au fil du temps.
• Rétention nette des revenus (NRR) : calcule les revenus conservés des clients existants sur une période spécifiée, en tenant compte des expansions, contractions ou churn.
• Revenu mensuel récurrent (MRR) : aide à comprendre la stabilité des revenus et la trajectoire de croissance.
• Indice de satisfaction client (CHR) : fournit des perspectives sur le sentiment des clients et les domaines à améliorer potentiellement.
• Ratio valeur à vie du client / coût d'acquisition client (LTV/CAC) : offre des perspectives précieuses sur le retour sur investissement des efforts d'acquisition client et garantit une croissance durable.

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Rationaliser le reporting au conseil avec des outils analytiques

Pour optimiser votre reporting au conseil, il est crucial de présenter toutes vos données de manière claire et bien organisée. Comme présenter toutes ces informations peut être un défi, vous pouvez utiliser différents outils pour faciliter le processus et l'automatiser autant que possible.

Pour faciliter la gestion de vos données, vous pouvez utiliser des outils d’analyse comme Fincome. Cela vous aide à centraliser l'agrégation et le reporting des données, rationalisant l'analyse des données provenant de diverses sources.

À propos de Fincome, Denis Cohen, CEO de Dropcontact, commente : « Un outil français pour le suivi des KPI (MRR, ARR, Churn, etc.) indispensable pour toute solution SaaS ! [...] C'est simplement top, très visuel et très prometteur. J'adore ! Mais au-delà des KPI, la prochaine évolution prometteuse de leur produit est avant tout le suivi du budget par rapport aux prévisions. Et c'est mon rêve secret, avoir un suivi parfait sans passer du temps à faire des Google Sheets. Le rêve de tout CEO et, pour certains, de leur conseil. »

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Visualiser vos données

De plus, les informations financières et opérationnelles complexes peuvent être simplifiées grâce à des aides visuelles telles que des graphiques, des diagrammes et des tableaux. Vous devriez axer ces visuels sur les indicateurs et tendances critiques pour rendre les données complexes plus accessibles et informatives pour les membres du conseil. Comme le souligne Daniel Lunani, Support Client chez FinTech : « Les outils de visualisation des données, tels que Tableau, Power BI et D3.js, transforment des ensembles de données complexes en perspectives visuelles accessibles. [...] Ces outils améliorent les processus de prise de décision en offrant une représentation claire et convaincante des données. »

En outre, la mise en place d'un portail numérique pour le conseil ou d'un logiciel de gestion améliore encore l'efficacité du reporting au conseil. En centralisant les documents, les agendas et les rapports en un seul endroit, vous réduirez vos charges administratives, assurerez la distribution en temps opportun des documents et favoriserez une meilleure communication entre les membres du conseil.

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Que faire si les indicateurs sont mauvais ?

Avec tout cela à l’esprit, vous pourriez néanmoins vous retrouver dans des situations où vous devez présenter de mauvais résultats à votre conseil. Peut-être que le marché n'est pas là, ou que votre produit ne fonctionne pas. Cette situation peut être stressante et inconfortable pour vous en tant que fondateur, mais voici quelques conseils pour la gérer au mieux.

Comme le préconisent Jeff Bonforte et Scott Orn, la transparence est la meilleure façon de résoudre les défis lors des réunions du conseil. Scott souligne l'importance de tenir le conseil informé de tous les évolutions défavorables : « Partager les mauvaises nouvelles dès que possible permet aux membres du conseil de digérer l'information et de fournir des conseils stratégiques réfléchis plutôt que des réactions précipitées. »

Par conséquent, les investisseurs Scott Kupor et Frank Chen disent que la communication efficace vous aidera à déterminer la meilleure action à entreprendre. En général, les retours du conseil visent à aider la croissance de l'entreprise plutôt qu'à vous pénaliser en tant que fondateur. Avec une communication honnête, vous pouvez explorer des solutions viables et relever les défis de manière efficace. Kupor et Chen soulignent que les CEO et les VCs partagent souvent des points de vue similaires, donc vous ne devriez pas hésiter à partager des informations.

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Conseils précieux pour les réunions de conseil au stade précoce

Vous devez vous assurer de tirer le meilleur parti de vos réunions du conseil d'administration dès les premières étapes.N'oubliez pas de suivre les bonnes pratiques dès le début de votre parcours.

Selon Scott Orn, aux premiers stades, il est fréquent que le CEO prenne en charge toutes les présentations des rapports. Néanmoins, vous devez structurer ces rapports en fonction des domaines fonctionnels. Cela vous permet d'aborder les questions de manière systématique, en couvrant des aspects tels que les stratégies marketing, les spécificités des programmes, les coûts, les indicateurs de performance et l'acquisition de clients. En procédant ainsi, vous aidez le conseil d'administration à acquérir une compréhension claire et cohérente des opérations de votre entreprise.

En termes de focus et de finances, Toinon de Waalaxy souligne qu'en tant que jeune entreprise soutenue par du capital-risque, votre objectif principal devrait être de maximiser la croissance des ventes. Suivez la croissance chaque semaine au cours des trois premiers mois et visez une amélioration d'au moins 3%.

• Un seuil inférieur à ce seuil indique un manque d'adéquation entre le produit et le marché, ce qui signifie que vous avez besoin d'une compréhension plus approfondie des besoins des clients et d'aligner votre produit en conséquence. À ce stade, il vous conseille de vous concentrer sur l'amélioration des taux de conversion et la satisfaction des clients existants.
• Des ajustements itératifs sont nécessaires pour une croissance comprise entre 3 et 5%.
• L'obtention d'une croissance de 5 à 10 % signifie une forte adéquation entre le produit et le marché et une croissance hebdomadaire des ventes satisfaisante.
• Enfin, des taux de croissance supérieurs à 10 % sont exceptionnels et indiquent une expansion rapide, mais nécessitent une gestion prudente en raison du potentiel de croissance accélérée. Présenter l'évolution de votre croissance à votre conseil d'administration est essentiel à ce stade.

Enfin, une certaine réflexion prospective est nécessaire pour établir des objectifs à long terme. En tant que jeune entreprise, fixer des objectifs, des chiffres cibles et des chiffres peut vous aider à suivre votre évolution et vos progrès.

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Le conseil d'administration peut permettre une collaboration précieuse et une prise de décision stratégique. En comprenant et en répondant aux attentes du conseil d'administration, vous vous assurez de tirer le meilleur parti de vos réunions du conseil d'administration. Maintenir l'honnêteté avec les membres, en particulier en ce qui concerne les finances, est essentiel pour déterminer les meilleures stratégies pour votre startup.

N'oubliez pas que pendant les périodes difficiles, la transparence est cruciale, et plus tôt vous pourrez établir de bonnes pratiques, mieux vous préparerez le terrain pour une croissance et un succès continus.

En fin de compte, les réunions du conseil d'administration ne devraient pas être redoutées mais plutôt considérées comme des opportunités de développement et de progrès. Le conseil d'administration devrait être une ressource précieuse pour aider les CEO à prendre les meilleures décisions pour le succès de leur entreprise.