Meilleures pratiques pour suivre le budget vs. les réels

En tant qu'entreprise basée sur un modèle d'abonnement, la gestion de vos finances est cruciale pour atteindre vos objectifs et continuer à croître. La création d'un budget est une bonne première étape, mais vous devez également suivre les résultats réels par rapport à votre budget pour prévoir ou modéliser avec précision les objectifs financiers futurs. En tant que fondateur, vous souhaitez vous assurer que vos performances correspondent à vos attentes.

L'analyse comparative entre le budget prévisionnel et les résultats réels offre des informations précieuses pour évaluer l'efficacité de votre stratégie financière. Elle permet de repérer les écarts, de comprendre leurs causes et d'apporter les ajustements nécessaires. Cela conduit à une meilleure anticipation des flux de trésorerie et à une compréhension approfondie des dynamiques financières de votre entreprise. Cet exercice vous aide à maintenir une vue claire sur la santé financière de votre société, à identifier les écarts significatifs et à améliorer globalement vos performances financières.

La planification financière ne s'arrête pas à l'élaboration d'un budget annuel; elle nécessite une gestion continue et rigoureuse. Cet article a pour objectif de vous fournir des conseils pratiques et concrets pour analyser avec précision les écarts entre le budget et les résultats réels. Vous découvrirez comment identifier les divergences entre vos prévisions et la réalité, afin d'affiner vos stratégies financières et de garantir le succès à long terme de votre entreprise.

‍

Comprendre le budget vs. les réels

Pour une gestion financière précise, il est essentiel d'approfondir l'analyse entre votre budget prévisionnel et les résultats réels. Ce processus implique une comparaison détaillée entre les projections financières de votre entreprise et les résultats obtenus. En examinant ces écarts, vous pouvez identifier où les dépenses pourraient être mal orientées ou où les attentes en matière de revenus ne sont pas atteintes.

📌 Par exemple, si vous avez estimé un budget de 75 000 $ pour le développement d'un logiciel CRM sur trois mois, comparer ce chiffre avec les dépenses réelles vous permet de repérer rapidement les écarts et de mieux gérer vos ressources.

Une analyse régulière du budget par rapport aux résultats réels introduit une discipline dans vos opérations financières, mettant en lumière les zones où les fonds sont utilisés efficacement ou où il y a du gaspillage. Cela garantit l'alignement avec vos objectifs financiers et renforce la confiance des investisseurs en montrant une gestion fiscale rigoureuse et responsable.

‍

Avantages clés

Voici les avantages concrets de la surveillance du budget par rapport aux résultats réels :

1. Contrôle financier amélioré : Connaître l'utilisation de vos fonds par rapport à votre plan.
2. Décisions éclairées : La prise de décision et la planification stratégique sont facilitées par des données précises sur vos performances financières.
3. Risques atténués : La surveillance régulière vous aidera à identifier les dépenses excessives ou les déficits de revenus tôt afin de prendre des mesures correctives rapidement.
4. Gestion des dépenses : Éliminez les dépenses inutiles en repérant et en traitant les domaines où les coûts dépassent le budget.
5. Amélioration de la rentabilité et de la responsabilité : Augmentez les marges bénéficiaires et l'efficacité opérationnelle en analysant les écarts.
6. Opportunités de croissance : Développez votre entreprise et faites des investissements éclairés en comprenant les tendances financières.

‍

‍

Comprendre les écarts budgétaires

Définition

L'écart budgétaire fait référence à la différence entre la performance financière budgétée ou projetée et la performance financière réelle sur une période spécifique. Il met en évidence à quel point les résultats réels s'écartent des chiffres planifiés, aidant les fondateurs de SaaS et les responsables financiers à comprendre où l'entreprise surperforme ou sous-performe.

Les écarts budgétaires peuvent être favorables ou défavorables :

• Un écart favorable se produit lorsque les revenus réels dépassent le montant budgété ou que les dépenses sont inférieures au budget.
• Un écart défavorable se produit lorsque les revenus réels sont inférieurs au montant budgété ou que les dépenses dépassent le montant budgété.

‍

L'importance du calcul des écarts

Bien que le calcul précis de l'écart budgétaire implique de comparer les chiffres budgétés aux résultats réels en utilisant des formules spécifiques, l’idée fondamentale est de comprendre si les écarts par rapport au budget sont favorables ou défavorables. Analyser ces écarts permet d’identifier les domaines de la performance financière nécessitant une attention particulière. Par exemple :

• Si vos dépenses marketing s’élèvent à 50 000 $ alors que le budget était de 40 000 $, l’écart est de 10 000 $, soit 25 % au-dessus du budget, ce qui indique un potentiel de dépassement des dépenses qui doit être corrigé. Cela peut être dû à des coûts publicitaires plus élevés que prévu, à des activités promotionnelles supplémentaires ou à des campagnes marketing imprévues.
  
  
• Inversement, si les revenus réels dépassent les prévisions, cela peut mettre en évidence des stratégies réussies ou des opportunités de marché.

‍

Les différents types d’écarts budgétaires

Une étape essentielle pour suivre votre budget par rapport aux réalisations est de comprendre les différents types d'écarts afin de tirer des conclusions précises et d'agir efficacement sur vos stratégies.

1. Écart de revenu
   

• Favorable : Les revenus réels dépassent les revenus budgétés.
  Exemple : Votre entreprise SaaS avait prévu 500 000 $ de ventes pour le trimestre, mais a réalisé 550 000 $ grâce à une campagne marketing réussie.
  
  
• Défavorable : Les revenus réels sont inférieurs aux revenus budgétés.
  Exemple : Vous aviez prévu 500 000 $ de ventes mais n’avez réalisé que 450 000 $ en raison d'un churn inattendu ou d'un ralentissement du marché.
  
  

2. Écart de dépenses
   

• Favorable : Les dépenses réelles sont inférieures aux dépenses budgétées.
  Exemple : Vous aviez budgété 200 000 $ pour l'acquisition de clients, mais vous avez dépensé 180 000 $ grâce à des stratégies marketing efficaces.
  
  
• Défavorable : Les dépenses réelles dépassent les montants budgétés.
  Exemple : Vous aviez budgété 100 000 $ pour la R&D, mais vous avez dépensé 120 000 $ en raison de défis techniques imprévus.
  
  

3. Écart de profit

C'est l'effet net des écarts de revenu et de dépenses sur la rentabilité globale. Un écart de profit favorable se produit lorsque des revenus supérieurs aux prévisions ou des coûts inférieurs aux prévisions entraînent des bénéfices plus élevés.

     📌 Voici un exemple de scénario :

• Écart de revenu : Revenus mensuels prévus de 100 000 $ vs. revenus réels de 90 000 $.
• Écart de dépenses : Dépenses marketing budgétées de 20 000 $ vs. dépenses réelles de 25 000 $.
• Écart de profit : L'effet combiné entraîne des bénéfices inférieurs à ceux attendus, soulignant la nécessité d'ajustements stratégiques.

Surveiller et analyser régulièrement les écarts budgétaires permettra à votre entreprise de rester réactive aux fluctuations financières. En tant que fondateur, comprendre et aborder ces écarts peut vous aider à naviguer dans les défis financiers et à tirer parti des opportunités de croissance.

‍

Meilleures pratiques pour suivre le budget vs. les réels

Voici une sélection de meilleures pratiques pour surveiller de manière constante et précise le budget par rapport aux réalisations, essentielles pour une gestion financière efficace.

‍

Quand commencer à surveiller le budget par rapport aux résultats réels ?

Idéalement, vous devriez commencer à surveiller le budget par rapport aux résultats réels dès que votre startup dispose d'un budget formel. Cela est d'autant plus vrai pour les entreprises SaaS, où les dynamiques financières peuvent changer rapidement, afin de rester sur la bonne voie pour atteindre les objectifs financiers.

Aux premières étapes d'une entreprise SaaS, même si les transactions financières sont peu nombreuses, établir une habitude de surveillance du budget pose une base solide pour la discipline financière. Ainsi, vous identifierez les écarts entre les chiffres attendus et réels et prendrez des décisions stratégiques éclairées dès le départ.

Par exemple, si votre budget prévoyait un certain revenu provenant des ventes d'abonnements, mais que les ventes réelles sont inférieures, cette divergence peut inciter à une analyse plus approfondie des stratégies marketing, de l'adéquation produit-marché ou des efforts de fidélisation des clients.

De plus, analyser vos écarts tôt vous aidera à définir des objectifs financiers clairs et à les suivre à long terme. Commencez par identifier les principaux indicateurs financiers pertinents pour vos objectifs commerciaux. Assurez-vous que ces objectifs soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART) pour fournir une référence claire pour évaluer les performances et guider la prise de décision.

‍

Rassembler des données propres et précises

La surveillance de votre budget par rapport aux résultats réels ne peut être précise sans des données fiables dès le départ. En effet, l'intégrité des données que vous collectez aura un impact direct sur la fiabilité de l'analyse des écarts. Les sources de données doivent être homogènes et structurées pour éviter les inefficacités et faciliter la collaboration.

Cependant, après avoir rencontré plus de 1000 éditeurs de SaaS chez Fincome, nous avons constaté que les entreprises ne disposent pas toujours d'une base de données aussi fiable.

Notamment, deux éditeurs de SaaS opérant dans des marchés très différents ont rencontré des difficultés pour extraire des données utilisables de leurs systèmes pour surveiller leurs activités :

• Le premier, une HRtech avec un ARR de 5 millions d'euros, lutte constamment pour synchroniser les données entre les outils CRM et marketing, en particulier lorsqu'il s'agit de mesurer l'efficacité des canaux d'acquisition en calculant des indicateurs tels que le CAC et le LTV/CAC.
  
  
• Le second, une Martech avec un ARR de plus de 10 millions d'euros, a dû consolider des données provenant de multiples sources (CRM, outil de facturation, données marketing, données de leur outil interne), chacune ayant ses propres formats et niveaux de qualité variables, rendant très complexe la construction d'indicateurs commerciaux fiables.

Par conséquent, pour garantir l'exactitude du reporting financier, il est crucial d'enregistrer méticuleusement les revenus de toutes les sources, telles que les ventes et les abonnements, et de suivre les dépenses dans les domaines du marketing, des opérations et de la R&D. La décomposition des données en postes spécifiques facilite l'analyse détaillée et permet d'identifier les éventuels écarts.

De plus, les plateformes de gestion de données automatisées améliorent considérablement la précision et l'efficacité par rapport aux méthodes manuelles longues et sujettes aux erreurs. Les entreprises qui s'appuient sur la saisie manuelle de données consacrent souvent trop de temps à la préparation des données, limitant les possibilités d'analyse approfondie.

📌 En résumé : Un suivi précis du budget par rapport aux réels repose sur des données propres et fiables. Comme les entreprises sont souvent confrontées à des sources de données disparates, les plateformes automatisées de gestion des données peuvent améliorer la précision et les capacités d'analyse par rapport aux méthodes manuelles.

‍

Examiner régulièrement les rapports financiers et prendre des mesures

La mise en place d'une réunion ou d'une session de revue régulière est essentielle pour suivre la performance financière. Vous pouvez planifier ces revues de manière cohérente, mensuellement ou trimestriellement, et impliquer les parties prenantes clés pour obtenir des perspectives diverses et favoriser la prise de décision collaborative. Essayez d'identifier les écarts et les tendances, en utilisant des supports visuels comme des graphiques et des tableaux pour rendre les données plus accessibles.

‍

De plus, une réponse rapide aux écarts négatifs est cruciale pour maintenir la santé financière et la croissance.Développez un plan d'action pour résoudre les problèmes identifiés et réalimenter les ressources si nécessaire.

Enfin, n'oubliez pas de suivre fréquemment vos principaux indicateurs de performance (KPI) - tels que la marge brute, la marge nette ou le rendement des actifs, comme recommandé par la Harvard Business School - pour conserver une bonne vision et un bon contrôle de vos performances financières.

‍

Suivre avec précision le budget par rapport aux dépenses réelles est crucial pour la réussite des entreprises par abonnement. Il ne s'agit pas seulement de définir un budget, mais de vérifier régulièrement comment vos finances évoluent pour identifier les points forts et les zones à améliorer.

Identifier rapidement les écarts, positifs ou négatifs, permet d'ajuster rapidement l'allocation des ressources et les initiatives stratégiques, favorisant ainsi l'agilité et la résilience. Des données précises et des outils automatisés facilitent ce processus et le rendent plus fiable.
En intégrant ces meilleures pratiques, les fondateurs peuvent maintenir une trajectoire financière claire, optimiser les performances et positionner leur entreprise pour une croissance soutenue. Comme on dit, suivre le budget vs les réels, c'est dire ce que l'on va faire, faire ce que l'on a dit, vérifier ce que l'on a fait, et enfin, mieux faire !