Optimiser la gestion financière de votre SaaS : enseignements du parcours de Flatchr

En tant que Responsable Financier et Administratif, Stanislas Olivier a joué un rôle central dans le façonnement des opérations financières de Flatchr, une entreprise SaaS en croissance rapide spécialisée dans les logiciels de recrutement intelligents. Depuis sa création en 2015, Flatchr a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent le recrutement, en proposant des outils qui rationalisent les offres d’emploi, centralisent les candidatures et automatisent le sourcing de candidats.

Au fur et à mesure que Flatchr se développait, l’expertise de Stanislas est devenue cruciale pour naviguer dans la complexité croissante de la gestion financière de l’entreprise.

Cet article retrace le parcours de Flatchr et dévoile les secrets de sa réussite financière. Nous explorerons les défis spécifiques aux entreprises SaaS en pleine croissance, ainsi que les stratégies mises en œuvre par Flatchr pour y répondre. Parmi celles-ci, nous verrons comment la collaboration avec un CFO externalisé, l’automatisation des processus financiers et la budgétisation stratégique ont joué un rôle clé.

En examinant le parcours de Flatchr, cet article fournit des informations précieuses et des conseils pratiques aux entrepreneurs qui souhaitent faire évoluer leur SaaS.

Le parcours financier de Flatchr

De la polyvalence à l’expertise

Stanislas Olivier a rejoint Flatchr alors que l’entreprise en était encore à ses débuts, caractérisée par une petite équipe où tout le monde portait plusieurs chapeaux.

En 2020, en tant que Responsable de bureau, le rôle de Stanislas était initialement vaste, englobant des tâches administratives et une gestion financière essentielle. Ses responsabilités incluaient le traitement des factures, la gestion de la paie et la supervision des opérations quotidiennes, assurant ainsi le bon fonctionnement des aspects fondamentaux de l’entreprise.

À l’époque, les besoins financiers de l’entreprise étaient relativement simples, il était donc logique de consolider ces tâches en un seul rôle.

En effet, dans les premiers stades du développement SaaS, la flexibilité des membres de l’équipe est souvent un atout crucial. Les rôles sont généralement fluides et dynamiques, les employés intervenant là où nécessaire pour assurer la réalisation des objectifs de l’entreprise, et gérant ainsi diverses responsabilités.

Cet environnement crée une culture de collaboration et de partage des connaissances interfonctionnelles, mais pose également des défis à mesure que l’entreprise commence à se développer.

En effet, à mesure que Flatchr se développait, la complexité de ses opérations financières augmentait également. Le nombre croissant de clients, de transactions et d’employés signifiait que les tâches de gestion financière nécessitaient une attention spécialisée. Par conséquent, le rôle de Stanislas est passé d’un généraliste à un rôle plus spécialisé, notamment en matière de finance.

Constituer l’équipe financière

Au fur et à mesure que l’entreprise grandissait, il est devenu évident que les opérations financières nécessitaient une équipe dédiée pour gérer la charge de travail et la complexité croissantes.

Flatchr a recruté deux autres membres d’équipe possédant des compétences spécialisées en comptabilité, planification financière et analyse pour répondre à ce besoin. Des définitions claires des rôles et des responsabilités ont également été établies pour garantir que chaque membre puisse se concentrer sur des domaines spécifiques (reporting financier, budgétisation, conformité…).

De plus, la mise en place des fonctions financières et de gestion de bureau a inclus :

• l’établissement de procédures financières claires ;
• la mise en œuvre de logiciels financiers pour automatiser les tâches routinières ;
• la création d’une structure de reporting financier pour visualiser la santé financière de l’entreprise.

La création de ce pôle financier n’était pas seulement une question de gestion de la charge de travail accrue ; elle a également jeté les bases d’une gestion financière plus sophistiquée qui pourrait évoluer avec l’entreprise.

Le parcours de Stanislas, de Responsable de bureau à leader en finance et la création de l’équipe financière de Flatchr soulignent l’importance de l’adaptabilité dans une SaaS. Aujourd’hui, grâce à de solides fondations, le département financier est essentiel à la stratégie globale de l’entreprise et à son fonctionnement.

Travailler avec un CFO externalisé

Au fur et à mesure que Flatchr continuait de se développer, le besoin de connaissances financières spécialisées est devenu évident. Bien que l’équipe financière interne gérait efficacement les opérations quotidiennes, la complexité croissante des stratégies financières, des relations avec les investisseurs et de la planification à long terme nécessitait des connaissances qui dépassaient celles de l’équipe interne seule.

Cette prise de conscience a conduit Flatchr à faire appel à un CFO externalisé. Cette décision était stratégique et visait à obtenir une perspective externe qui permettrait de prendre des décisions plus éclairées. Grâce à leur expérience dans divers secteurs, le CFO externalisé peut introduire des meilleures pratiques, remettre en question les hypothèses et aider l’entreprise à traverser les périodes de transition financière.

Comme le souligne Stanislas, le CFO externalisé travaille à temps partiel et apporte des conseils précieux et un soutien lors d’activités financières clés telles que les réunions du conseil d’administration, les efforts de collecte de fonds et les clôtures mensuelles.

Une communication claire et un alignement sur les objectifs financiers sont cruciaux pour assurer une collaboration efficace avec un CFO externe. Selon Stanislas : « Il faut s’habituer à entrer dans les détails. Le CFO ne travaille pas dans l’entreprise, il faut donc pouvoir décrire ce qui se passe dans les chiffres. »

Cette collaboration entre l’équipe financière interne et le CFO externalisé a permis d’intégrer des conseils externes aux connaissances internes, contribuant ainsi à la prise de décisions éclairées et à l’alignement des stratégies financières sur les objectifs de l’entreprise.

Stratégies financières

Conseils en matière de stabilité financière et de reporting

Le maintien d’une santé financière solide est essentiel à la réussite à long terme de tout SaaS, et il a été central chez Flatchr depuis le début. Cependant, pour garantir une stabilité financière robuste et un reporting précis, une approche stratégique est nécessaire.

Comme l’explique Stanislas, Flatchr utilise notre outil de gestion financière, que nous avons conçu pour s’intégrer facilement à d’autres systèmes d’entreprise, tels que les plates-formes CRM et ERP. Cela leur permet de disposer de données financières précises et à jour, offrant une vue d’ensemble de la santé financière de leurs entreprises.

De plus, Stanislas recommande de se concentrer sur un reporting financier ponctuel et précis. Par exemple, Flatchr a établi un calendrier de reporting régulier, comprenant des rapports mensuels, trimestriels et annuels. Cela inclut des états détaillés des résultats, des bilans et des états des flux de trésorerie.

L’approche de Stanislas met l’accent sur le rôle du département financier en tant que partenaire commercial. Le département financier soutient la prise de décision opérationnelle en fournissant aux autres équipes des informations basées sur les données. Cela implique notamment :

• Tableaux de bord personnalisés : Développement de tableaux de bord adaptés aux besoins des différents départements, tels que les ventes et le marketing, afin de fournir des informations financières pertinentes. Voici un exemple :

• Analyse de scénarios : Il est fortement recommandé d’effectuer des analyses de scénarios pour prévoir l’impact de vos futures décisions commerciales, ce qui aide les autres équipes à faire des choix éclairés.

Metrics et KPI clés

En ce qui concerne les métriques financières, le parcours de Flatchr a initialement commencé par un accent unique sur le MRR, qui est fondamental pour comprendre la prévisibilité des revenus.

Cependant, Stanislas explique qu’à mesure que l’entreprise mûrit, d’autres KPI tels que le Net Revenue Retention (NRR) et la Customer Lifetime Value (CLV) sont devenus essentiels pour saisir une image plus complète du potentiel de croissance et de la rétention des clients.

« Au départ, nous n’avons surveillé que quelques métriques chez Flatchr ; nous nous sommes concentrés sur le MRR. […] Aujourd’hui, nous allons plus loin, car nous l’avons décomposé par segment. Nous avons également décidé d’analyser le NRR et d’autres métriques […] telles que le pourcentage de prélèvements automatiques, le ratio de productivité ou le nombre de transactions à justifier. »

En se concentrant sur ces indicateurs plus précis et plus nuancés, les équipes de Flatchr ont pu identifier des opportunités de ventes croisées et d’amélioration de la satisfaction client.

En partant du MRR comme base solide, Flatchr a progressivement étoffé son panel de KPIs. Le NRR, le CAC et le churn sont devenus des indicateurs incontournables pour mesurer la santé financière et la croissance de l’entreprise. Grâce à des tableaux de bord interactifs et à des analyses de scénarios poussées, les équipes ont pu optimiser leurs opérations, identifier de nouvelles opportunités de revenus et prendre des décisions stratégiques en toute confiance. Par exemple, en suivant de près le cycle moyen de recouvrement, Flatchr a amélioré sa gestion de trésorerie et renforcé sa position sur le marché.

Voici quelques metrics clés que vous pouvez surveiller et analyser :

1. Le taux d’acquisition de nouveaux clients : Il mesure le nombre de nouveaux clients acquis sur une période donnée et reflète l’efficacité des actions marketing et commerciales.
   
   
2. Le taux de désabonnement : Ce taux indique le pourcentage de clients qui cessent d’utiliser le produit ou le service. Il est crucial pour évaluer la satisfaction client et la rétention.
   
   
3. La valeur vie client (CLTV) : Cette metric estime la valeur totale que génère un client tout au long de sa relation avec l’entreprise. Elle permet d’optimiser les efforts de fidélisation.
   
   
4. Le taux d’utilisation des fonctionnalités : En analysant les fonctionnalités les plus et les moins utilisées, les entreprises peuvent améliorer leur produit et répondre aux besoins des clients.
   
   
5. Le taux d’engagement des utilisateurs : Il mesure la fréquence à laquelle les utilisateurs interagissent avec le produit. Un taux d’engagement élevé est signe d’une bonne adoption du produit.
   
   
6. Le taux de conversion : Il correspond au pourcentage d’utilisateurs qui effectuent une action souhaitée, comme un achat ou une inscription.
   
   
7. Le score de satisfaction client (CSAT) : Cette métrique mesure le degré de satisfaction des clients par rapport au produit ou au service.

Une approche multicouche optimise la gestion de vos revenus, de votre relation client et de vos opérations. 

Le reporting régulier et les revues interdépartementales, comme chez Flatchr, assurent l’alignement de tous les services autour d’objectifs communs. En centralisant les données financières et en les partageant, vous favorisez une prise de décision rapide et data-driven.

📌Pro tip - Assurez-vous que votre équipe financière fournit des informations basées sur les données aux autres équipes et informe la prise de décision. Pour ce faire, concentrez-vous sur les metrics de base comme le MRR, puis élargissez-les pour inclure des KPI comme le NRR, le CLV, le CAC et le taux de désabonnement afin d'obtenir une vue complète de la croissance et de la rétention client.

Comment construire un budget et segmenter vos revenus efficacement ?

Processus budgétaires

La construction d'un budget SaaS nécessite une approche collaborative axée sur la croissance.

Chez Flatchr, le processus budgétaire commence par la préparation d'un budget par chaque responsable de département, basé sur les objectifs et les cibles de croissance de son équipe. Ces budgets individuels sont ensuite réunis lors d'un séminaire collaboratif où ils sont discutés et alignés sur les objectifs globaux de l'entreprise.

« Une fois que chaque responsable a élaboré ses budgets et ses objectifs pour l'année, l'équipe se réunit et organise un mini-séminaire pour présenter ses budgets, expliquer pourquoi ils ont besoin de tel ou tel budget, pourquoi ils ont besoin de tel ou tel recrutement, et où ils veulent aller », explique Stanislas.

Ce processus permet de résoudre les conflits et de s'assurer que le budget final soutient la stratégie globale de l'entreprise.Le budget final est directement lié à des metrics clés, telles que les objectifs de génération de leads et la capacité de vente, garantissant que le plan financier de chaque département est axé sur la croissance et aligné sur les objectifs de l'entreprise.

Pour les autres entreprises SaaS, il est crucial de commencer par aligner les budgets départementaux sur les objectifs de revenus globaux :

1. Impliquer les principales parties prenantes dès le début.
2. S'assurer que leurs propositions budgétaires sont réalistes mais ambitieuses.
3. Affiner ces propositions grâce à des discussions interfonctionnelles.

Le travail d'équipe permet de créer un plan financier clair et encourage tout le monde à travailler ensemble pour atteindre les objectifs de croissance de l'entreprise.

Pour en savoir plus sur la budgétisation, retrouvez notre article dédié ici.

Segmentation des revenus

Stanislas décrit comment la segmentation des revenus a évolué à mesure que l'entreprise mûrit, reflétant le besoin de connaissances plus granulaires sur le comportement et les besoins des clients.

Initialement, Flatchr a segmenté ses clients en deux groupes en fonction de leur niveau d'autonomie : ceux qui étaient autosuffisants et ceux qui nécessitaient un soutien important. Cependant, avec l'aide d'outils comme Fincome, Flatchr a découvert qu'une segmentation plus profonde pouvait débloquer encore plus de valeur.

Cela a conduit à un modèle à quatre segments, classant les clients en fonction de la taille de l'entreprise et de la fréquence de leurs besoins, allant des clients entièrement autonomes aux grandes entreprises ayant des besoins récurrents en matière de recrutement. Comme l'a expliqué Stanislas, « Finalement, nous avons réalisé, notamment grâce à Fincome, que nous pouvions aller plus loin avec notre segmentation et avons décidé de la diviser en quatre segments. »

L'expérience de Flatchr souligne l'importance d'affiner la segmentation des revenus à mesure que votre entreprise se développe. L'utilisation d'outils analytiques peut révéler des tendances que des modèles de segmentation plus simples pourraient manquer. Revoir régulièrement votre stratégie de segmentation et être prêt à itérer peut conduire à des efforts marketing plus ciblés, une meilleure allocation des ressources et une plus grande satisfaction et fidélisation des clients.

L’optimisation des opérations financières grâce à l'automatisation

En tant que SaaS, l'optimisation des opérations financières ne consiste pas seulement à gagner du temps, mais aussi à stimuler la croissance. Vous pouvez transformer vos flux de travail financiers et acquérir un avantage concurrentiel en automatisant les tâches routinières ou en utilisant des outils intelligents.

Automatisation des tâches financières routinières

L'automatisation des tâches financières routinières est essentielle pour améliorer à la fois l'efficacité et la précision. Selon Stanislas, l'automatisation simplifie considérablement les opérations de Flatchr, en particulier la facturation, le traitement des paiements et le reporting financier.

En automatisant ces processus, Flatchr a réduit les erreurs manuelles et libéré du temps pour des activités plus stratégiques.

Par exemple, l'automatisation de leur reporting financier mensuel leur a permis de le terminer systématiquement avant le 7e jour du mois suivant, fournissant ainsi des informations opportunes qui ont éclairé leurs décisions commerciales.

Par conséquent, comme le montre l'expérience de Stanislas, l'automatisation des tâches routinières doit être une priorité absolue pour assurer la cohérence et la fiabilité des opérations financières de votre entreprise. Des outils tels que les systèmes de facturation automatisés, la comptabilité pilotée par l'IA et les logiciels de rapprochement peuvent réduire le temps consacré à ces activités tout en minimisant le risque d'erreur humaine.

Choisir les bons outils

Une automatisation réussie des processus implique l'utilisation des bons outils : l'approche de Flatchr consistait à intégrer une suite d'outils qui fonctionnaient de manière transparente ensemble pour améliorer leurs processus financiers.

Par exemple, leurs systèmes de comptabilité et de facturation étaient directement liés à Fincome, qui fournit une analyse des revenus en temps réel. Cette intégration a assuré un flux fluide des données entre les systèmes, permettant un suivi en temps réel des métriques financières.

Une telle intégration est très utile si vous souhaitez optimiser vos opérations financières. Assurez-vous de considérer des outils qui offrent une intégration transparente avec les systèmes existants, une évolutivité à mesure que l'entreprise se développe, et des fonctionnalités avancées telles que l'analyse en temps réel et l'automatisation des tâches complexes comme la reconnaissance des revenus.

📌 Pro tip - Automatisez les tâches financières routinières pour augmenter l'efficacité et réduire les erreurs. Sélectionnez des outils qui s'intègrent parfaitement à vos systèmes et offrent des analyses en temps réel pour améliorer les opérations financières et soutenir la croissance.

Les défis des factures impayées : quelles solutions ?

Enfin, Stanislas explique que la gestion des factures impayées a été un défi important pour une entreprise qui s'appuie sur des modèles de revenus récurrents : « Ce n'est que rarement que le client ne veut pas payer, c'est parfois qu'il ne sait pas comment le faire. »

Dans le cas de Flatchr, l'entreprise a fait face à ce problème en mettant en œuvre une approche proactive qui combinait une surveillance étroite, des rappels automatisés et un processus de recouvrement discipliné. Ils ont suivi de près les retards de paiement, en utilisant des systèmes automatisés pour envoyer des rappels aux clients avant que les paiements ne soient en retard. De plus, des audits réguliers des comptes clients ont permis d'identifier rapidement les problèmes potentiels.

Comme l'a souligné Stanislas, il est crucial de comprendre la différence entre la santé financière à long terme et le flux de trésorerie positif - le fait de collecter plus d'argent que de dépenses en un mois ne garantit pas la durabilité !

Pour traiter efficacement les factures impayées, il est recommandé d'établir des conditions de paiement claires, d'utiliser l'automatisation pour le suivi et les rappels, et de maintenir une stratégie de recouvrement robuste, réduisant ainsi le risque de créances irrécouvrables.

Le parcours de Stanislas chez Flatchr peut inspirer les entrepreneurs qui tentent de faire évoluer une entreprise SaaS.L'expérience de l'entreprise souligne l'importance de l'adaptabilité et de la planification stratégique en matière de gestion financière, de la constitution d'une équipe financière à l'utilisation de l'expertise externe et à l'adoption d'outils financiers avancés.

L'un des principaux enseignements de l'expérience de Flatchr est la nécessité de faire évoluer les pratiques financières à mesure que l'entreprise se développe. Assurer une santé financière robuste grâce à un reporting précis, des processus budgétaires transparents et une segmentation stratégique peut faire une différence significative dans le maintien de la croissance.

En fin de compte, l'histoire de Stanislas met en évidence le rôle des opérations financières saines dans la capacité d'une entreprise à évoluer efficacement. En suivant ces principes, vous pouvez mieux vous positionner pour la croissance et le succès à long terme.

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